Doc 21 · PDPL Data Policy · DRAFT¶
Status: DRAFT — bắt buộc legal review (luật sư VN) trước khi công bố/áp dụng · Audience: Legal, DPO, Security, Backend, Ops
⚠️ Disclaimer: Đây là bản thảo do team soạn để định hình chính sách, không phải tư vấn pháp lý. Mọi điều khoản công bố cho KH/thợ/partner phải qua luật sư VN rà soát.
Viện dẫn: Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân — Luật số 91/2025/QH15 (PDPL) + Nghị định 356/2025/NĐ-CP, cùng hiệu lực 01/01/2026, thay Nghị định 13/2023. Lưu ý chế tài có thể tới 5% doanh thu năm trước cho vi phạm chuyển dữ liệu xuyên biên giới. Luật sư VN rà soát bắt buộc.
1. Nguyên tắc¶
- Xử lý dữ liệu đúng mục đích, trong phạm vi đã thông báo.
- Lưu trữ trong thời gian phù hợp mục đích, không vô thời hạn.
- Có căn cứ pháp lý/đồng ý (consent) cho từng mục đích.
2. Phân loại dữ liệu¶
Theo NĐ 356: phân biệt dữ liệu cá nhân cơ bản (họ tên, SĐT, địa chỉ, email…) và nhạy cảm (sức khỏe, sinh trắc học, vị trí…). SMP rà lại classification (đặc biệt Face ID/biometric nếu dùng, GPS live trong SOS/tracking).
Chi tiết phân loại + encryption: xem Doc 13 · Data Classification + Encryption Policy.
3. Thời hạn lưu trữ mặc định¶
| Loại dữ liệu | Default retention | Căn cứ |
|---|---|---|
| Chat text (KH↔thợ) | 12 tháng | mục đích vận hành/dispute |
| Call recording (nếu bật, có consent) | 90 ngày | tối thiểu hóa dữ liệu |
| Hóa đơn / chứng từ thuế | 10 năm | NĐ 123/2020 + NĐ 70/2025 |
| Ledger / audit tài chính | theo nghĩa vụ kế toán-thuế | luật kế toán |
| KYC thợ/partner | thời gian quan hệ + nghĩa vụ pháp lý | — |
| GPS live (SOS/share-trip) | chỉ trong phiên active, xóa sau | tối thiểu hóa |
| SOS incident | giữ tới khi resolve + nghĩa vụ pháp lý | — |
4. Ngoại lệ / Legal hold (override retention default)¶
Không xóa dù hết hạn mặc định nếu rơi vào: dispute/complaint đang mở · điều tra fraud · sự cố SOS/an toàn · legal hold · nghĩa vụ kế toán-thuế · yêu cầu cơ quan có thẩm quyền. Hết ngoại lệ → áp lại lịch xóa.
5. Quyền của chủ thể dữ liệu¶
KH/thợ có quyền truy cập, chỉnh sửa, xóa, rút đồng ý, phản đối xử lý… Thời hạn phản hồi yêu cầu theo NĐ 356 (luật sư xác nhận mốc cụ thể). Xóa theo yêu cầu trừ khi vướng nghĩa vụ giữ lại khác (section 4).
6. Yêu cầu tuân thủ tối thiểu (checklist)¶
- Privacy notice (thông báo xử lý dữ liệu) cho KH/thợ/partner.
- Cơ chế consent/căn cứ pháp lý theo mục đích (gồm consent ghi âm call — mặc định OFF).
- DPA với vendor (chat/call provider, payment gateway, cloud).
- DPIA/TIA nếu áp dụng (xử lý nhạy cảm, chuyển xuyên biên giới).
- Access audit log (ai xem PII, khi nào) — đặc biệt unmask SĐT/bank.
- Implementation: xem Doc 12 · Audit Log Spec.
- Đánh giá chuyển dữ liệu xuyên biên giới (nếu dùng cloud/vendor ngoài VN) — rủi ro phạt 5% doanh thu.
- Bổ nhiệm nhân sự bảo vệ dữ liệu đạt yêu cầu (PDPL nâng yêu cầu năng lực so NĐ 13).
7. Chat anti-off-platform + privacy¶
- Detector PII không sanction tự động nếu message thuộc whitelist context: mã đơn, số căn hộ/tầng, serial thiết bị, mã bảo hành, hotline chính thức SMP.
- Vi phạm thật ≥ 3 lần → tạm khóa chat 24h + cơ chế appeal ("yêu cầu Ops mở lại").
Việc cần luật sư VN xác nhận¶
- Áp dụng PDPL/NĐ 356 cho mô hình marketplace 3-sided + biometric (Face ID) + GPS.
- Mốc thời hạn phản hồi data-subject-request cụ thể theo NĐ 356.
- Đánh giá DPIA/TIA cho xử lý nhạy cảm + chuyển dữ liệu xuyên biên giới.
- Yêu cầu năng lực bổ nhiệm DPO theo PDPL mới.
- Wording privacy notice + consent flow phù hợp PDPL.
Changelog¶
| Version | Date | Changes |
|---|---|---|
| 1.0 | 2026-05-28 | Tách từ trust-legal-policy-pack-v1.md (Section C + D). PDPL 2025 (Luật 91/2025/QH15 + NĐ 356/2025). |